Peraturan Rektor Universitas Nurul Jadid Paiton Probolinggo Nomor: NJ-T 06/0926/PR/07.2018 menyebutkan bahwa, salah satu tugas pokok Perpustakaan UNUJA adalah mendokumentasikan, melestarikan dan mengelola hasil karya ilmiah civitas akademika UNUJA. Salah satu hasil karya ilmiah tersebut adalah buku Skripsi S1 yang wajib diserahkan oleh calon lulusan kepada Perpustakaan UNUJA. Kewajiban serah karya ilmiah berupa buku Skripsi S1 ini merupakan salah satu persyaratan administrasi yang harus dilengkapi saat calon lulusan akan mengikuti proses Yudisium. Tidak kurang dari 500 eksemplar buku Skripsi S1 diterima oleh Perpustakaan UNUJA setiap tahunnya dan selanjutnya menjadi koleksi Karya Ilmiah Perpustakaan UNUJA. Penambahan koleksi tersebut merupakan agenda rutin yang selalu dilaksanakan. Untuk itu, diperlukan manajemen koleksi yang baik agar semua karya dapat ditampung di Perpustakaan UNUJA. Manajemen koleksi ini sangat penting. Selain sebagai bentuk pelaksanaan tugas pokok perpustakaan, hal tersebut juga dilakukan agar hasil karya ilmiah berupa buku Skripsi S1 dapat digunakan sebagai sumber rujukan untuk penelitian selanjutnya.
Berdasarkan kondisi dan kebutuhan di atas, sesuai dengan Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT) tahun 2021, Perpustakaan UNUJA melakukan penambahan rak koleksi Karya Ilmiah. Pada hari Selasa, 28 Desember 2021 realisasi penambahan rak tersebut terlaksana melalui kerjasama Perpustakaan UNUJA dengan Bagian Sarana Prasarana (Sapras) UNUJA. Jumlah rak koleksi yang direalisasikan sebanyak 4 unit berupa rak besi berukuran 100 x 50x 200 cm. "Rak besi ini merupakan rak untuk menyimpan koleksi Karya Ilmiah. Rak ini akan ditempatkan di belakang meja petugas Bagian Pelayanan Perpustakaan UNUJA. Ke depan, space ini akan ditata ulang menjadi space yang nyaman bagi pengguna yang sedang melakukan penelitian baik mahasiswa maupun dosen” ucap ibu Amalia Herlina, Kepala Perpustakaan Universitas Nurul Jadid dalam agenda Rapat Kerja Rutin Perpustakaan UNUJA, pada hari Rabu, 29 Desember 2021.
Dalam agenda tersebut juga dipaparkan alasan memilih rak yang terbuat dari besi. Awalnya, rak koleksi Karya Ilmiah terbuat dari kayu. Rak kayu ini diganti menjadi rak besi dengan mempertimbangkan kualitas kekuatan rak besi dan harga yang jauh lebih murah dibandingkan dengan rak kayu. Selain itu, rak besi dianggap lebih fleksibel untuk ditambah. Jika nantinya rak telah terisi penuh buku Skripsi S1, rak besi dapat ditambah menjadi 1 meter lebih tinggi sehingga semakin banyak buku Skripsi S1 yang dapat ditampung. "Lubang yang ada pada rak besi ini memungkinan kita melakukan penambahan rak ke atas. Rencananya akan saya tambah sehingga menjadi lebih tinggi. Jadi kalau sekarang kan tingginya sekitar 2 meter, maka bisa ditambah 1 meter lagi sehingga tinggi rak menjadi 3 meter" lanjut Bu Amel, panggilan akrab Kepala Perpustakaan UNUJA.
Rak kayu yang sudah tidak dipakai tidak lantas dibuang begitu saja, melainkan akan diperbaiki atau akan dialih bentukkan menjadi perabot lain yang dibutuhkan Perpustakaan UNUJA. Namun demikian, apabila rak kayu tersebut sudah tidak layak untuk dipakai kembali, maka akan disimpan di gudang Sarpras UNUJA. "Beberapa rak kayu yang rusak akan kita perbaiki. Tapi kalau tidak bisa, maka terpaksa akan dialihbentukkan menjadi rak yang lebih kecil atau meja supaya tidak mubazir " kata Bu Amel.
Pada akhir agenda rapat beliau menyampaikan, dengan realisasi rak koleksi Karya Ilmiah ini maka salah satu tugas pokok perpustakaan terkait manajemen koleksi Karya Ilmiah sesuai peraturan Rektor UNUJA di atas, dapat dilaksanakan dengan baik. Selain itu, dengan penataan ulang space Karya Ilmiah yang juga akan dilakukan, maka akan dapat meningkatkan kenyamanan pengguna di Perpustakaan UNUJA. Harapannya, semoga dengan demikian Perpustakaan UNUJA dapat mewujudkan peran secara nyata mendukung pengembangan keilmuan di UNUJA melalui penyediaan sumber rujukan penelitian dan penyediaan space yang nyaman bagi pengguna(hmz)..
